מיקור חוץ ומסמכי SOW

מיקור חוץ של חבילות עבודה משמעותיות בפרויקט הינה פעילות קריטית להצלחת הפרויקט, הטומנת בחובה סיכונים בלתי מבוטלים. אי עמידה של הקבלן/הספק בדרישות הפרויקט עלולה במרבית המקרים לגרור אחריה אי עמידה ביעדי הפרויקט במונחי תכולה/איכות, לו"ז ו/או תקציב.

אי לכך, אחד השלבים החשובים והמשמעותיים ביותר בפעילות מיקור חוץ הוא הכנת התשתיות לתהליך:

ניתוח יסודי, הבנה מעמיקה והגדרה מפורטת של התוצר הנדרש מן הקבלן/הספק
ניתוח יסודי, הבנה מעמיקה והגדרה מפורטת של תכולת העבודה המיועדת למיקור חוץ, בכל ההיבטים והדיסציפלינות הרלבנטיות
תיאום ציפיות מלא בין הלקוח והקבלן/הספק באשר לנדרש ממנו

באופן זה יתמחר הקבלן/הספק את כל הפעילויות הנכללות במסגרת חבילת העבודה עליה הוא מתמודד, ויגיש הצעה ריאלית הלוקחת בחשבון את כל המשימות הנדרשות ממנו.
מסמכי ההתקשרות כוללים 4 מסמכים/פרקים עיקריים:

בל"מ, הזמנה – מסמך אדמיניסטרטיבי באופיו, המגדיר את ההיבטים המינהליים של המענה למכרז
אפיון – מסמך טכני-הנדסי המגדיר את התוצר הסופי ["מה?"]
מסמך ניהולי המגדיר את הפעולות הנדרשות לקבלת התוצר הסופי ["איך?"]
חוזה – מסמך משפטי המגדיר את המסגרת החוזית להתקשרות, Ts&Cs

חשוב להפריד בין תכולות מסמכים/פרקים אלה, לא לערבב ביניהם, ולמקד כל מסמך/פרק בתכנים הרלבנטיים לו.

כתיבת SOW מתחילה, כאמור, בניתוח מעמיק של תכולת עבודת הקבלן/הספק; הכלי המיטבי לניתוח זה הוא תרשים ה- WBS, המסייע בפירוק תכולת העבודה לגורמיה ובהצגה הירארכית של תכולת העבודה, באופן המאפשר וידוא שלמות ומקל על איתור חוסרים וכפילויות.

לאחר השלמת תרשים ה- WBS והקפאתו ניתן לבסס עליו את ה- SOW, באופן שכל "עלה" בעץ ה- WBS הופך לפרק/סעיף ב- SOW.

יש חשיבות להגדרה מפורטת וממוקדת של הדרישות מהקבלן/הספק, לא להשאיר "קצוות פתוחים" ולא להשתמש בניסוחים מעורפלים המשאירים פתח לפרשנויות.

בחישוב קצר טווח יתכן שייראה כאילו הדבר מייקר את ההצעות שיתקבלו, שכן הפירוט הרב יגרום למציעים לתמחר פעילויות שאותן לא היו מתמחרים אילולי נדרשו לכך באופן מפורש [שהרי האינטרס העיקרי שלהם הוא להגיש הצעה זולה ומנצחת].

אולם בחישוב ארוך טווח ובשקלול ריאלי, התוצאה הסופית תהיה בעלת יחס עלות-תועלת אופטימלי, וזאת בייחוד אם לוקחים בחשבון גורמים כגון - תשומת הלב הניהולית והאנרגיה הרבה שיידרשו בעתיד לפתרון קונפליקטים עם הקב"מ; ויתור אפשרי של הקב"מ על פונקציונליות ו/או על דרישות איכות כדי לעמוד בדרישות לו"ז או במסגרת תקציבית מאולצת; עיכובים או הפסקות עבודה עקב חילוקי דעות; התדיינויות משפטיות; ועוד.

מאז הקמתה הכינה חברת "שער" עשרות רבות של מסמכי SOW לספקים וקבלנים במגוון רחב של תחומים והיקפים, החל מהתאמות תכן ואינטגרציה למצלמות, תכן וייצור תק"שים, מגדלי תצפית, ומערכות אנרגיה סולארית למגדלי סנסורים; עבור דרך תכן למרכז שליטה ובקרה לאומי במדינה זרה; ועד לפרויקטים גדולים ומורכבים במיוחד - פיתוח ויישום מערכת שו"ב מורכבת; תכן, רכש, אינטגרציה, ניסויים ויישום של מטוס ביון הכולל מערכות COMINT, VISINT, מערכת הגנה אקטיבית; ועוד.