תפיסת ניהול סיכונים בפרויקטים

ניהול סיכונים בפרויקטים הינו אחת הדיסציפלינות החשובות של תהליכי ניהול הפרוייקט, והוא מהווה מרכיב מהותי בכל המתודולוגיות המובילות בעולם לניהול פרוייקטים ולניהול תוכניות, דוגמת PMBOK, Prince 2 וכיו"ב.

להבדיל מסיכונים תפעוליים, המתקיימים כל עוד הארגון קיים, לסיכונים פרויקטליים מחזור חיים משלהם, המתחיל עם התנעת הפרוייקט ומסתיים לכל המאוחר במועד סיום הפרוייקט. לאחר סיום הפרוייקט, כל סיכוני הפרוייקט מפסיקים להתקיים [אם כי יש כאלה העלולים להפוך לסיכונים תפעוליים, ואז יטופלו בתהליכים אחרים המותאמים לתהליכי ניהול סיכונים תפעוליים].

הסיכונים הפרוייקטליים הינם למעשה אירועים או מצבים, הכפופים להסתברות כלשהי, שאם יתרחשו עלולים להשפיע על יכולת הפרוייקט לעמוד ביעדיו. מטבע הדברים יש צורך בהגדרה ברורה וחד משמעית של יעדים לפרוייקט, במונחי לוח זמנים, עלות/תקציב ותכולה/ איכות. מכאן יוצא כי על תהליך ניהול הסיכונים להיות משולב בתהליכים ניהוליים משיקים/מקבילים– ניהול לו"ז, ניהול תקציב, ניהול תכולה, ניהול חוזים וניהול איכות.

בניגוד להתמקדות נפרדת בהיבטים ההנדסיים ובהיבטים הניהוליים של הפרוייקט [הפרדה שלעיתים תכופות עלולה ליצור תפיסה בלתי מאוזנת של הפרוייקט, בעיותיו ואילוציו], נקודת המוצא של שער הינה השילוב ההכרחי והבלתי נמנע ביניהם; תשתיות הניהול של הפרוייקט [תרשים ה- WBS, ה- Gantt/הלו"ז, מבנה התקציב וכיו"ב] נשענות באופן מלא על המאפיינים ההנדסיים ועל הצרכים הטכניים של הפרוייקט [עץ המערכת, ארכיטקטורת הפתרון, המרכיבים ההנדסיים העיקריים וכיו"ב]. זוהי, לדעת שער, הפרספקטיבה דרכה יש לבחון את הסיכונים המאיימים על יעדי הפרוייקט.

המטרות העיקריות של תהליכי ניהול הסיכונים הפרוייקטליים הינן:

- זיהוי האיומים על הפרוייקט והעלאת המודעות להשפעותיהם

- הגדלת סיכויי הפרוייקט לעמוד ביעדיו

- הקטנת ההסתברות להתרחשות אירועי כשל שיגרמו לפגיעה ביעדי הפרוייקט

- הקטנת עוצמת הפגיעה שתיגרם ליעדי הפרוייקט, היה ואירוע הכשל התרחש

- תמיכה בתהליכי קבלת ההחלטות בפרוייקט, ומיקוד תשומת הלב הניהולית במקומות המחייבים - זאת

סיוע בקבלת החלטות בדבר חלוקת האחריות החוזית בין הגורמים השונים המעורבים בפרוייקט-

תמיכה בתהליכי קביעת גובה מרכיבי הסיכון בפרוייקט: הבצ"מ התקציבי והבאפרים בלו"ז

סיוע בבחינת חלופות ושינויים ובהשוואה ביניהן-

ם ותכנון מוקדם, ועד לבדיקות קבלה, מסירות והתנעת תפעול שוטף – וזאת במקביל לתהליכי הניהול האחרים – ניהול לו"ז, בקרה תקציבית, ניהול איכות, ניהול הנדסי וכיו"ב. דיסציפלינות הניהול השונות משתלבות זו בזו ותלויות זו בזו, באופן שהאינטגרציה המלאה ביניהן מבטיחה סיכוי גדול יותר להצלחת הפרוייקט ולעמידתו במכלול יעדיו.

שער הינה אחת החברות המנוסות והמקצועיות ביותר בישראל בכל הנוגע להקמה והובלה של תהליכי ניהול סיכונים בפרויקטים בכלל, ובפרט בפרוייקטים עתירי טכנולוגיה ומערכות ובמגה-פרויקטים בתחום הבינוי והתשתיות.

השירותים המוצעים ע"י שער, בהקשר של ניהול סיכונים, כוללים:

- התאמת המתודולוגיה הגנרית לארגון ולסוג הפרוייקטים בו, לרבות כתיבת מסמכי מדיניות, נהלים ותוכניות לניהול סיכונים – RMP[*];

- הובלת סקרי סיכונים, לרבות הנחיית דיונים לזיהוי ומיפוי הסיכונים ודיונים לניתוחם והערכתם;

- הובלת תהליכי הניהול, המעקב והבקרה של הסיכונים לאורך מחזור חיי הפרוייקט, ובכלל זה בניית תוכניות הפחתה ותוכניות מגירה;

- הערכת הסיכונים בשיטה האיכותית, בשיטה הכמותית או בשיטה משולבת, ובכלל זה הרצת סימולציות מונטה קרלו לקבלת התוחלת הכספית של סיכוני הפרוייקט והשפעתה על תקציבו, כמו גם התוחלת למועד סיום הפרוייקט;

- ביצוע הדרכות והכשרות בתחום ניהול סיכונים לצוות הלקוח; ועוד.

שער גם מעמידה לרשות לקוחותיה כלי ממוחשב לניהול הסיכונים ולתיעוד מחזור חייהם.

לאחר שלב מיפוי הסיכונים והערכתם, על תהליכי ניהול הסיכונים להתבצע בתדירות התואמת את המאפיינים הייחודיים של הפרוייקט ואת הסטטוס הספציפי שלו – משכו, יתרת הזמן עד לסיומו, רגישותו הארגונית וכיו"ב. בפרוייקטים ממושכים, התדירות המועדפת למעקב ובקרת הסיכונים הינה חודשית, בעוד שבפרוייקטים קצרים יותר [או בפרוייקטים ההולכים ומתקרבים לקו הגמר שלהם] – תדירות גבוהה יותר, דו שבועית או אף שבועית.

ניהול הסיכונים מתבצע בתאימות לתקנים הבינלאומיים המקובלים בעולם ניהול הסיכונים בפרוייקטים: [1] PMBOK, [2] ISO 21500 ו- [3] ISO 31000.