1. רקע
מאמר זה מציג תפיסה לארכיטקטורת ניהול לוחות זמנים בתוכניות ומגה פרויקטים גדולים ומורכבים במיוחד. תוכניות ומגה פרויקטים בתחום התשתיות והבינוי מתאפיינים בריבוי בעלי עניין הערוכים במבנה מורכב של מתכננים ויועצים, קבלנים וקבלני משנה, חברות ניהול, גופים יזמיים וגורמים נוספים. הם מתאפיינים גם בריבוי שלבי ביצוע התלויים זה בזה ומשתלבים האחד בשני. לוחות הזמנים של תוכניות ומגה פרויקטים שכאלה עשויים לכלול עשרות אלפי, ואף מאות אלפי שורות ומשימות.
הארכיטקטורה המוצעת מוקמת בתהליך Top-Down, ומתעדכנת בתהליך Bottom-Up.
בשלב הקמת הלו"ז מאפשרת התפיסה המוצעת להוריש כלפי מטה את האסטרטגיה, אבני הדרך העיקריות והשלבים המרכזיים בפרויקט, כך שלוחות הזמנים המפורטים ברמות הנמוכות יותר של הארכיטקטורה מתבססים על האסטרטגיה ותואמים אותה.
בשלב מעקב ובקרת הלו"ז, לאורך שלבי התיכון והביצוע, מאפשרת הארכיטקטורה קבלת תמונת מצב מקיפה וכלל-מערכתית של לו"ז הפרויקט והסטטוס שלו, כאשר הנתונים ברמות העליונות מתעדכנים על בסיס ההתקדמות ברמות הנמוכות.
תפיסה זו יושמה בהצלחה במגה פרויקטים כמו פרויקט הקו האדום של הרכבת הקלה בת"א, פרויקט "אופק רחב" להעברת מחנות צה"ל לרמלה, פרויקט הרחבת תחנת הרכבת והמערך המסילתי בנתב"ג, ועוד.
2. מבט על
הארכיטקטורה מורכבת מארבע רמות [Four Tiers]:
רמה 4 המפורטת ביותר - מכילה את תכניות העבודה לתכנון/ביצוע של הקבלנים. ככל שעולים ברמות המידע, רמת הפירוט יורדת והלו"ז מהווה סיכום של הרמה שמתחתיו.
ארכיטקטורה זו, והכלים המשולבים בה, ייבנו כך שיאפשרו תכנון [Planning], מעקב, בקרה של כלל המרכיבים, תכנון אסטרטגי כולל עם אפשרות לירידה [Drill down] לרמת תתי הפרויקט, ביצוע בדיקות What if, ניהול גמיש עם כלי מערכות מידע [.Primavera, MS Project etc] , ניהול תכנית אינטגרטיבית ומתואמת בין תתי הפרויקט וחבילות העבודה בשלבי הפרויקט השונים, ניהול ובקרה של קבלנים, מתכננים ובעלי עניין רבים, הפקת דוחות, תכניות וסטטוס לרמות התפעול, הניהול והבקרה השונות.
3. פירוט הארכיטקטורה
Tier 1 - לו"ז מנהלים [Executive Summary] – תמצית תכנית העבודה המציגה את יעדי הפרויקט, אבני הדרך העיקריות של תתי הפרויקט המרכזיים, ברמת תכולות העבודה העיקריות [WBS ברמה העליונה]. לו"ז/תקציר מנהלים מהווה בסיס לבניית הלו"ז שלדי-אסטרטגי ולו"ז ראשי/מפורט.
2 Tier - לו"ז שלדי-אסטרטגי - תוכנית אסטרטגית שלדית המכילה את כלל תתי הפרויקט ומרכיביהם [הרמות העליונות של ה- WBS], תוך הקפדה על תכנון מרווחי ביטחון [Buffers] ברמת הפרויקט. ניתן לבצע באמצעותו ניתוחי What-if, תוך בחינת ההשלכות על תתי הפרויקט השונים.
3 Tier - לו"ז ראשי/מפורט - Master Schedule - התוכנית האינטגרטיבית המרכזית והכוללת. התוכנית תיגזר מהתוכנית השלדית-אסטרטגית ברמה 2, ותכיל את כל תתי הפרויקט בפירוט המאפשר קישור בקשרים לוגיים של כל תתי הפרויקט וניתוח הנתיבים הקריטיים לכלל הפרויקט.
תכנית הלו"ז הבסיסית - Baseline – לאחר קבלת המועד לצו התחלת עבודה [NTP], הלו"ז ראשי/מפורט [Maser Schedule] מעודכן במועד זה, מוקפא ומהווה את תכנית הלו"ז הבסיסית, ה- Baseline. תכנית הלו"ז הבסיסית, ה- Baseline, לאחר אישורה ע"י המזמין, תהיה חלק בלתי נפרד מן החוזה ותהווה בסיס לכל לוחות הזמנים הנערכים לאחר מכן.
4 Tier - תכניות עבודה מפורטות - ריכוז של כלל קובצי לוחות הזמנים המפורטים של תתי הפרויקט השונים, עד רמת הקבלן/המתכנן. זוהי התוכנית שבה היזם ומנהל הפרויקט עובדים מול הקבלנים בשלב הביצוע.